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条码固定资产管理系统在港口企业中的应用

2013/4/18 10:00:52

    固定资产是企业资产的重要组成部分,是保障企业各项工作顺利开展的重要物质基础。特别对于港口企业来讲,其具有价值高、使用周期长、数量多、使用地点分散等特点。作为企业重要的生产劳动资料,如何合理分配、提高资产使用效率,对资产进行有效管理,是每个企业所必须面对的难题。

 

一、固定资产管理中存在的问题

 

目前,港口企业在日常的固定资产管理中主要面临以下问题:

 

1、固定资产管理具有数量大、种类多、价值高、使用周期长、使用地点分散等特点,管理难度大。

 

2、存在账、卡、物不相符合的情况。由于缺乏有效的资产实物的日常管理手段,即使单位进行了资产清查,没多久,账实不符的情况又会重新出现,因此,必须有一套有效的管理手段对实物进行管理。

 

3、固定资产缺乏中间跟踪管理,没有固定资产的历史记录,如安装、移动、调拨、报废、维修等。

传统的固定资产管理模式无论是从质量上还是效率上,都难以适应新形势下经营管理的需要,这势必制约了企业的发展。因此,企业急需寻找一种简便、高效的固定资产管理手段。

 

为了加强资产管理,提高管理水平,为企业管理者提供更科学的决策依据,越来越多的企业引入了条码技术对固定资产实施条码管理。目前条码技术已经在零售、物流、制造等行业得到广泛应用。它可以帮助企业实现对资产的信息化管理,解决资产管理中经常出现的账实不符、资产调拨、维修记录不全等情况,减少企业管理中对固定资产管理存在的盲区,这给企业的资产管理提供了有效手段,使其能够更全面的统筹管理和有效利用企业的固定资产。

 

二、条码技术的现状及优势

 

条形码(barcode)是将宽度不等的多个黑条和空白,按照一定的编码规则排列,用以表达一组信息的图形标识符。常见的条形码是由反射率相差很大的黑条(简称条)和白条(简称空)排成的平行线图案。条形码可以标出物品的生产国、制造厂家、商品名称、生产日期、图书分类号、邮件起止地点、类别、日期等许多信息,因而在商品流通、图书管理、邮政管理、库存管理、银行系统等许多领域都得到了广泛的应用。具有快速、准确、低廉等优点。它是现代化管理的技术基础, 具有显著的经济效益和社会效益。

 

条码技术有以下优势:

 

1、简单。条码符号识读设备的结构简单,操作容易,适用于众多的领域和工作场合。

 

2、条码打印机打印的标签具有防水、防油污、防撕裂的优点, 可保证标签长期保存和清晰。

 

3、信息采集速度快。普通计算机的键盘录入速度是200字符/分钟,而利用条码扫描录入信息的速度是键盘录入的20倍。

 

4、可靠性高。键盘录入数据,误码率为三百分之一,利用光学字符识别技术,误码率约为万分之一,而采用条码扫描录入方式,误码率仅有百万分之一,首读率可达98%以上。

 

5、灵活、实用。条码符号作为一种识别手段可以单独使用,也可以和有关设备组成识别系统实现自动化识别,还可和其他控制设备联系起来实现整个系统的自动化管理。同时,在没有自动识别设备时,也可实现手工键盘输入。

 

6、自由度大。识别装置与条码标签相对位置的自由度要比OCR大得多。条码通常只在一维方向上表达信息,而同一条码上所表示的信息完全相同并且连续,这样即使是标签有部分缺欠,仍可以从正常部分输入正确的信息。

 

7、条码自动识别系统所涉及到的识别符号成本以及设备成本都非常低。特别是条码符号,即使是一次性使用,也不会带来多少附加成本,尤其是在大批量印刷的情况下。这一特点使得条码技术在某些应用领域有着无可比拟的优势。

 

三、资产管理系统与条码技术在固定资产管理中的作用

 

在固定资产管理中运用条码技术主要是通过固定资产管理软件与条码打印、采集设备共同使用,以达到对固定资产的有效管理。其特征和作用有以下几点:

 

1、在企业固定资产管理中可以为固定资产生成唯一的条形码。对每一件资产编制唯一的条形码,这是固定资产管理系统应用的基础。没有信息的收集,就谈不上管理,条形码可以记录资产的名称、类别、登记日期等固定信息。

 

2、准确完成盘点工作,提高固定资产盘点工作的效率。利用条码技术可大大提高资产盘点效率,避免错盘、楼盘和重复盘点。

 

3、实时核对、自动纠错。通过条码技术的应用,在系统中建立实时的固定资产台账,及时对资产的调拨、修理、处置进行跟踪监控,在系统中可提供报警功能,当出现错误时能够及时发现,可以杜绝以往固定资产管理中信息不及时导致的错误。通过数据采集终端对资产条形码的扫描进行数据收集,由于条形码包括一定的数据信息,可以对扫描得到的数据整理归纳;通过一些列的系统操作,如资产使用年限的限定、折旧率的管理、分布的变迁、维修的相关纪录等等,对资产实现动态的管理。

 

4、在固定资产管理的同时能够支持和加强低值易耗品的管理。低值易耗品具有单价低、数量大、易损耗且有库存量需求的特点,对于加强低值易耗品的管理可大幅度削减办公费用,为公司成本控制提供有力支持。随着信息化程度的不断提高,企业办公中用到的电子设备越来越多,诸如移动存储设备更是不易管理,企业对此的管理需求更是日益凸显。应用于固定资产管理的条码技术方案同样能够解决低值易耗品的管理,这也满足了企业对各类资财管理的需求。

 

5、提高固定资产管理的效率和水平,确保资产的完整和有效利用。经过操作处理得到资产相关的资料,包括如下部分:资产的种类分类、每类资产的数量统计、总资产的统计、资产的损耗、资产的变更、资产的使用者、资产的库存管理等等,形成需要的报表,为其他工作提供数据分析基础。

 

四、固定资产管理系统的应用概述

 

固定资产管理系统应当包括软件、硬件两部分组成。软件是指固定资产管理系统、条码打印系统和识别系统;硬件主要是指条码打印机、手持数据采集器。该系统的功能包含了固定资产、低值易耗品的购置、调拨、维修、报废等日常管理的各个环节。主要分以下几个部分:

 

1、系统管理部分
这一部分是运行整个系统的基础,为资产管理提供基础数据。登录管理模块,退出管理模块,新建操作用户,修改用户信息,查询用户密码,公司信息设置,系统帮助信息,它通过部门管理、人员管理进行系统安全性管理;通过类别管理、折旧方式、资产状态、资产操作方式提供资产日常管理、操作与折旧方面的基础数据。

 

2、资产日常管理
根据企业运营中的固定资产进行管理,对固定资产进行增加、减少;资产移装、资产租赁、资产停用、资产封存、资产闲置、资产报废和资产调拨、固定资产的不同应用后产生的故障进行送修,修理后返回。有针对性的对各个细节部分进行相应的查询:对有减少的资产查询;送修以及修理完的固定资产的查询;借出固定资产、归还固定资产的查询。

 

3、资产折旧
对所持有的固定资产进行分析,根据资产类别、折旧年限的规定,自动按月计提折旧。

 

4、资产报表与清查
完成固定资产管理时所需要完成的各类报表,如资产卡片报表,资产记录报表,系统可以根据用户指定的范围生成清查单,同时提供现场实时清查。

 

随着现代化电子设备及信息技术的不断发展,越来越多的工作可以被机器所替代、简化,通过利用电子技术可以更多的节约工作时间、成本,可以将更多的精力去投入于企业的管理和发展中去,我们坚信通过不断的引进新技术、更新管理手段,企业的固定资产管理会更加便捷、有效,企业的固定资产管理工作会更上一层楼。

 

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